L'unité Tribunaux de justice sociale Ontario (TJSO) a été désignée comme un regroupement de tribunaux décisionnels aux termes de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, 2009 (la LRGTDNT). TJSO regroupe huit tribunaux décisionnels : la Commission de révision des services à l’enfance et à la famille (CRSEF), la Commission d’indemnisation des victimes d’actes criminels (CIVAC), la Commission de révision des placements sous garde (CRPG), le Tribunal des droits de la personne de l’Ontario (TDPO), la Commission de la location immobilière (CLI), les Tribunaux de l’enfance en difficulté de l’Ontario (français et anglais) et le Tribunal de l’aide sociale (TAS).
Le mandat de TJSO consiste à résoudre des requêtes et des appels par des décisions équitables, opportunes et accessibles en vertu de plusieurs lois relatives à la surveillance des services à l’enfance et à la famille, à la justice pour les adolescents, aux droits de la personne, à l’indemnisation des victimes d’actes de violence criminels, à la location à usage d’habitation, à l’éducation de l’enfance en difficulté, à l’aide aux personnes handicapées et à d’autres formes d’aide sociale. Pour exécuter son mandat, TJSO œuvre à la mise en place d’un système de justice administrative accessible et axé sur l’utilisateur, qui propose des processus modernes et efficaces par rapport aux coûts, un règlement en temps opportun et surtout, des résultats équitables.
TJSO conservera sa position de chef de file dans le domaine de la justice administrative, favorisera la transformation et exécutera son mandat. Le plan d’activités énonce les principales initiatives que TJSO mettra en œuvre au cours des trois prochaines années. Ces initiatives touchent cinq domaines de priorités stratégiques : règlement anticipé des différends, partenariats avec la collectivité, amélioration des services au public, renforcement de la capacité des membres et du personnel, utilisation des avantages du regroupement et de la colocation.
Tribunaux de justice sociale Ontario (TJSO) est un regroupement de huit tribunaux décisionnels, dont le mandat consiste à résoudre des requêtes et des appels présentés en vertu de plusieurs lois concernant la surveillance des services à l’enfance et à la famille, la justice pour la jeunesse, les droits de la personne, la location à usage d’habitation, le soutien du revenu, l’indemnisation des victimes d’actes de violence criminels et l’éducation de l’enfance en difficulté.
TJSO et les tribunaux qui en font partie sont investis de la mission suivante :
Les valeurs fondamentales définissent la façon dont TJSO et les tribunaux qui en font partie abordent leur mandat. Elles constituent le fondement des règles et des politiques, déterminent la façon dont ces règles et politiques seront appliquées et la prestation des services au public. Les valeurs fondamentales sont les suivantes :
Accessibilité
Équité et indépendance
Rapidité et transparence
Professionnalisme et service public
La CRSEF exerce ses activités en vertu de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille et de la Loi sur l’éducation. Elle mène des révisions et tient des audiences et des appels sur des questions qui concernent les enfants, les jeunes et les familles de l’Ontario, dont : des plaintes concernant des services fournis par des sociétés d’aide à l’enfance, l’admission d’urgence à un programme de traitement en milieu fermé, le refus d’une demande d’adoption et des appels d’expulsion d’un conseil scolaire.
La Commission de révision des placements sous garde (CRPG) applique la Loi sur les services à l’enfance et à la famille pour examiner des décisions en matière de placement sous garde concernant des jeunes placés en détention ou sous garde, et formuler des recommandations au directeur provincial au sujet du placement de jeunes. En 2014-2015, la CRSEF/CRPG a reçu 413 demandes et a fermé 444 demandes.
La CIVAC exerce ses activités en vertu de la Loi sur l’indemnisation des victimes d’actes criminels. La CIVAC décide si l’auteur d’une demande d’indemnisation est admissible à une indemnité, dans le cadre d’une audience orale ou écrite. En 2014-2015, la CIVAC a reçu 3 310 demandes et a tenu 3 100 audiences.
Le TDPO exerce ses activités en vertu du Code des droits de la personne. La fonction principale du TDPO est d’offrir une procédure accessible de règlement des différends, des requêtes et des plaintes pour discrimination par la médiation et des audiences. En 2014-2015, le TDPO a reçu 3 259 requêtes et a fermé 3 180 requêtes.
La CLI règle des requêtes portant sur des différends liés à la location immobilière et l’expulsion dans des coopératives de logement sans but lucratif, déposées en vertu de la Loi sur la location à usage d’habitation (LLUH). En 2014-2015, la CLI a reçu 79 532 requêtes et réglé 78 100 requêtes. La CLI a aussi pour mandat de fournir des renseignements aux locateurs et locataires au sujet de leurs droits et obligations en vertu de la LLUH. En 2014-2015, la CLI a répondu à 286 869 demandes de renseignements par téléphone.
Les TEDO ont été établis pour régler des différends entre des parents d’enfants en difficulté et des conseils scolaires. Les TEDO reçoivent des requêtes de parents qui n’ont pas pu régler leur différend avec des conseils scolaires au sujet de l’identification et du placement d’élèves en difficulté. En 2014-2015, le TEDO en anglais n’a reçu aucun nouvel appel. Il n’y a pas eu d’appel déposé au TEDO français en 2014-2015.
Le TAS tranche des appels en vertu de la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail et la Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées. Le TAS examine des appels déposés par des personnes à qui l’aide sociale a été refusée et par des bénéficiaires de l’aide sociale qui ne sont pas d’accord avec une décision qui détermine le mondant de leur aide sociale ou leur admissibilité à l’aide sociale. En 2014-2015, le TAS a reçu 14 025 appels et a fermé 14 600 appels.
Le rapport Drummond a confirmé que le regroupement de tribunaux décisionnels était une initiative positive. Le regroupement rassemble un groupe de tribunaux décisionnels en une seule organisation. Ses objectifs sont notamment d’harmoniser et de coordonner les ressources des tribunaux pour les rendre plus efficients et efficaces, pour renforcer la capacité de chaque tribunal du groupe et du groupe dans son ensemble, et pour assurer que les services sont fournis au public d’une manière cohérente.
Les conditions économiques défavorables de l’Ontario risquent d’avoir un impact sur les tribunaux qui font partie du groupement TJSO. Par exemple, la pénurie de logements abordables va probablement se poursuivre et les personnes à faible revenu devront de plus en plus compter sur l’aide sociale. De même, des difficultés sociales et économiques peuvent conduire à une augmentation du nombre de ruptures familiales et même du crime violent. Ces facteurs socio-économiques pourraient causer une hausse de la charge de travail de TSJO ainsi qu’un besoin accru d’indemnités pour les victimes d’actes de violence criminels.
Par ailleurs, le Tribunal de l’aide sociale anticipe un nombre de plus en plus élevé d’appels de décisions sur l'admissibilité médicale à la suite de l’octroi de fonds supplémentaires au ministère des Services sociaux et communautaires pour l’aider à régler le problème des retards accumulés dans le traitement des dossiers de révision de l'admissibilité médicale. Le Tribunal de l’aide sociale a vu sa charge de travail augmenter régulièrement depuis 2008-2009. Le groupement TSJO pourrait voir également une augmentation des demandes d’indemnisation à la CIVAC si des pupilles de la Couronne demandent une indemnité en attendant l’issue d’un recours collectif.
En 2015, le gouvernement a lancé une nouvelle approche de la planification pluriannuelle et de l’établissement du budget qu’il a intitulée Processus d'examen, de renouvellement et de réorganisation des programmes (ERRP). Avec cette nouvelle approche de la planification, TSJO a examiné les quatre principes clés autour desquels s’articule le processus ERRP pour élaborer son plan d’activités : examiner la façon dont chaque denier public est dépensé; recourir à des données probantes pour faire de meilleurs choix et améliorer les résultats; chercher, à l’échelle du gouvernement, les meilleures façons de dispenser les services; adopter une approche pluriannuelle pour trouver des possibilités de réorganiser des programmes et de réaliser des économies.
Au cours de l’exercice 2015-2016, des restrictions de 4,4 % ont été imposées au budget de fonctionnement de TJSO. Il est anticipé que ces restrictions s’appliqueront à l’allocation budgétaire de TJSO pour l’exercice 2016-2017, et des restrictions supplémentaires sont prévues pour les années futures. TJSO devra élaborer des solutions innovantes pour maintenir ou augmenter l’accès à la justice. TJSO a l’intention d’utiliser la technologie pour répondre aux attentes croissantes du public en matière de prestation électronique des services et au besoin de répondre à la demande de services avec moins d’argent.
La génération des jeunes qui pénètrent sur le marché du travail a des attentes différentes. Ces jeunes recherchent une plus grande souplesse dans leurs heures de travail et dans leur lieu de travail. TJSO prépare une stratégie de motivation du personnel qui prévoit des horaires de travail souples ainsi que des possibilités d’apprentissage et de perfectionnement. Cette stratégie vise à attirer des candidats qualifiés et à maintenir en poste et perfectionner le personnel compétent.
L’une des exigences énoncées dans la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux est que tous les tribunaux décisionnels examinent leur mandat au moins une fois tous les six ans. Des examens des mandats de la CIVAC, de la CRSEF/CRPG et des TEDO sont en cours et un rapport devrait être présenté au cours de l’exercice 2016-2017. Les mandats de la CLI et du TAS devraient être examinés en 2016-2017 et l'examen du mandat du TDPO est prévu en 2018. Ces examens indiqueront au gouvernement si le mandat du tribunal décisionnel est pertinent par rapport aux objectifs du gouvernement de l’Ontario, si le tribunal décisionnel exécute les activités prévues par son mandat et si les fonctions de chaque tribunal sont exécutées le plus efficacement par le tribunal ou si elles seraient mieux exécutées par un ministère, un autre organisme ou une autre entité.
Si le mandat ou la compétence d’un groupement ou d’un tribunal change, TJSO pourrait ne pas être en mesure de mettre en œuvre les changements dans les délais prévus en raison d’un manque de fonds disponibles pour couvrir les coûts de la réorganisation. Par exemple, il pourrait être nécessaire de remanier les systèmes de gestion des causes.
Tous les arbitres qui travaillent pour TJSO sont nommés par décret et sont assujettis aux règles et exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations. En vertu de la directive, une personne est nommée à un poste d’arbitre dans un tribunal décisionnel pour au plus dix ans. Cette directive a été adoptée en 2006, ce qui signifie qu’un nombre élevé d’arbitres de TJSO atteindront la fin de leur mandat en 2016-2018. TJSO a mis en œuvre un plan d’atténuation des conséquences de cette situation. Toutefois, il est anticipé qu’un certain nombre d’arbitres chevronnés chercheront d’autres activités et quitteront avant la fin de leur mandat. TJSO surveille activement la composition de ses arbitres pour s’assurer que le regroupement maintient sa capacité décisionnelle et ses compétences spécialisées pendant la période de transition et au-delà.
Malgré la réduction du budget de fonctionnement de TJSO, le public s’attend à ce que TJSO continue de maintenir ses services ou de les améliorer. Les restrictions imposées à TJSO devraient se poursuivre au cours de l’exercice prochain et la mise en œuvre de nouvelles initiatives pourrait être retardée en cas de restrictions additionnelles.
Pour assurer la continuité des activités, TSJO examine l’impact des départs à la retraite au cours des prochaines années et œuvre à la mise en place d’un processus efficace de transfert des connaissances. TJSO examine régulièrement les postes à combler dans l’organisme et applique des pratiques de recrutement proactives pour garantir le recrutement des candidats les plus qualifiés. En 2015-2016, TJSO a mené un sondage sur la diversité de ses membres en vue d’améliorer sa diversité.
TJSO continuera de mettre en œuvre des initiatives d’amélioration de l’accès à ses services. Plus précisément, la CLI a instauré un système de dépôt électronique qui permet aux parties de déposer des documents et de payer les frais de dépôt, en ligne, n’importe quand et de n’importe où. La CIVAC et le TAS examinent la possibilité d’offrir aussi des options de dépôt en ligne. TJSO et Éducation juridique communautaire Ontario collaborent à l’affichage de renseignements en ligne par le biais d’une série d’étapes guidées. Cette initiative commence par le secteur du logement et renvoie à la section du site Web de TJSO réservée à la CLI. Le projet Steps to Justice prend de l’ampleur et inclura un volet aide sociale qui renverra à la section du site Web de TJSO réservée au TAS.
La CIVAC continue de travailler avec les Services technologiques pour la justice à la mise en œuvre d’un nouveau système de gestion des causes qui remplacera le système actuel qui existe depuis plus de vingt ans. La CLI coopère avec des organismes communautaires qui desservent des sans abri et des clients ayant des troubles mentaux à London et Rexdale à la mise en place d’un processus qui évitera aux locataires l’expulsion et aux locateurs le coût de la procédure d’expulsion.
Afin d’optimiser l’alignement des ressources humaines et la capacité et les compétences au sein de chaque tribunal et dans l’ensemble de l’organisme, TJSO considère toujours comme une priorité son projet de partage des locaux de ses bureaux de Toronto. La plupart des bureaux de Toronto de TJSO seront partagés à partir de l’automne 2016. Ce sera ensuite le tour des bureaux de la CLI de Toronto Sud et des salles d’audience et de médiation en 2017. Afin d’adapter certains processus opérationnels aux nouveaux bureaux, des changements devront être apportés. La colocation sera l’occasion de partager des ressources et des connaissances, d’économiser les frais de location et de réduire les coûts des locaux en partageant des salles d’audience et de médiation.
Priorités stratégiques :
| Principales initiatives | Priorités stratégiques | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| TJSO | |||||
| 1. Perfectionnement professionnel et éducation | X | X | X | X | X |
| 2. Colocation | X | X | X | X | X |
| 3. Division des services à l’enfance et à la jeunesse | X | X | X | ||
| 4. Intensification des communications par courriel | X | X | X | X | X |
| 5. Bureaux régionaux et salles d’audience communes | X | X | X | ||
| 6. Développement du site Web, extranet et bibliothèque | X | X | X | ||
| 7. Projet pilote de dossiers électroniques | X | ||||
| 8. Groupements communautaires | X | X | X | ||
| 9. Initiatives pour les Autochtones | X | X | X | ||
| Deux ou plusieurs tribunaux | |||||
| 10. Audiences et séances de médiation électroniques (TDPO, CRSEF, CLI, TAS) | X | X | |||
| 11. Projets de dépôt électronique (CLI, TAS, CIVAC) | X | ||||
| 12. Systèmes de gestion des causes (CIVAC, TDPO, CLI) | X | ||||
| Un seul tribunal | |||||
| 13. Solution de rechange à l’expulsion (CLI) | X | X | X | ||
| 14. Audiences de gestion de la cause (CLI) | X | X | |||
| 15. Initiatives de règlement anticipé (TAS) | X | X | |||
| 16. Projet d’auto-assistance guidée (TAS) | X | X | |||
| 17. Projet Steps to Justice (CLI et TAS) | X | X | |||
L’unité du perfectionnement professionnel de TJSO supervise la formation et le perfectionnement professionnel dans tous les tribunaux qui font partie de TSJO, dont la formation des nouveaux membres, les modules de compétences de base et l’institut de TJSO. Outre la communication de directives sur des sujets importants pour les tribunaux du regroupement, TJSO s’efforce d’améliorer les connaissances des membres et du personnel au sujet des utilisateurs des tribunaux du regroupement, leurs aptitudes à la communication, leurs capacités de règlement des différends et de prise des décisions, ainsi que leur capacité de servir des parties vulnérables. Exemples de sujets qui seront couverts lors des prochaines séances de perfectionnement professionnel et d’éducation : santé mentale, désescalade de situations difficiles, pauvreté, perspectives autochtones, questions liées aux jeunes et aux enfants, partenariats communautaires et TI.
Depuis la création de TJSO, le partage des bureaux du centre-ville de Toronto est une priorité du regroupement. Bien que le maintien d’une présence régionale dans des bureaux répartis dans toute la province constitue toujours un élément important de la prestation de nos services, le partage de locaux à Toronto est une étape cruciale pour atteindre le plein potentiel du regroupement. La colocation nous permettra de partager des connaissances et de l’expérience, ainsi que des bureaux modernes et accessibles pour répondre aux divers besoins du personnel, des arbitres et du public.
Le déménagement se fera en deux étapes. Dans une première étape, prévue pour l’automne 2016, la plupart des bureaux administratifs de TJSO situés actuellement à Toronto seront transférés aux nouveaux locaux du 25, rue Grosvenor. Dans une deuxième phase, le bureau de la CLI du Sud de Toronto, les comptoirs de service au public et les salles d’audience des tribunaux qui font partie de TJSO ainsi que les bureaux du regroupement Tribunaux de la sécurité, des appels en matière de permis et des normes Ontario seront ouverts au public.
Le tableau suivant illustre le plan de déménagement prévu, par tribunal et par bureau :
| Tribunal | Fonction | Adresse actuelle | Nouvelle adresse | Date de déménagement prévue |
| TAS/CRSEF/CRPG | Administration | 1075, rue Bay | 25, rue Grosvenor | Automne 2016 |
| TAS | Audiences | 1075, rue Bay | 25, rue Grosvenor | 2017 |
| CRSEF/CRPG | Audiences | 655, rue Bay | 655, rue Bay | Mai 2016 |
| CIVAC | Administration | 439, av. University | 25, rue Grosvenor | Automne 2016 |
| Audiences | 250, rue Dundas Ouest | 25, rue Grosvenor | 2017 | |
| TDPO/TEDO | Administration | 595, rue Bay | 25, rue Grosvenor | Automne 2016 |
| Audiences | 655, rue Bay | 655, rue Bay | s.o. | |
| CLI | Administration | 79, rue St. Clair | 25, rue Grosvenor | 2017 |
| Audiences | 79, rue St. Clair | 25, rue Grosvenor | 2017 | |
| Bureau exécutif | Administration | 40, rue Dundas | 25, rue Grosvenor | Automne 2016 |
| Services opérationnels | Administration | 777, rue Bay | 25, rue Grosvenor | Automne 2016 |
Cinq tribunaux de TJSO entendent des affaires concernant des enfants et des jeunes, dont des affaires relatives à des besoins particuliers, à des troubles de santé mentale, à des problèmes en matière d’éducation et à des enfants et des jeunes sous garde : la CRSEF et la CRPG, les TEDO (anglais et français) et le TDPO. La CIVAC entend aussi des demandes d’indemnisation de jeunes victimes d’actes de violence criminels. TJSO a créé une division des services à l’enfance et à la jeunesse pour examiner les similitudes et les liens entre les utilisateurs de ces tribunaux, la nature des affaires et le contexte social dans lequel ces affaires prennent naissance. Ces données aideront TJSO à élaborer des procédures cohérentes et sensibles aux besoins des utilisateurs, et à renforcer la capacité des tribunaux. Cette division des services à l’enfance et à la jeunesse a mis l’accent sur les nominations concurrentes à plusieurs tribunaux, ainsi que l'optimisation des connaissances entre les tribunaux et la formation. Elle a établi un comité des avis de pratique composé d’intervenants clés. La division est en train de préparer des principes directeurs qui serviront de base à la coordination et à l’intégration des caractéristiques des cinq tribunaux.
Afin d’améliorer la prestation des services aux parties, TJSO intensifie l’utilisation du courrier électronique.
Le TAS a modifié ses lignes directrices pour autoriser la communication avec les clients par courriel. Il mène un projet pilote, de février 2015 à janvier 2016, avec 35 cliniques juridiques et les bureaux du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) et du programme Ontario au travail (OT). Des évaluations ont été effectuées à diverses étapes du projet pilote et des ajustements ont été apportés en consultation avec les intervenants. Le projet pilote s’est avéré un succès. Dès février 2016, des communications par courriel seront autorisées dans toutes les cliniques juridiques et dans tous les bureaux du POSPH et du programme OT de la province. Il n’est pas encore possible de communiquer par courriel avec des appelants qui ne sont pas représentés.
La CIVAC a réussi à nouer des partenariats avec divers intervenants afin de faciliter la communication par courriel ainsi que le transfert électronique de renseignements sur des cas et des audiences spécifiques. La CIVAC a commencé à accepter des demandes par télécopieur et elle commencera à accepter des demandes par courriel au début 2016. La CIVAC examine aussi la possibilité de recourir à la technologie pour élaborer une plateforme sécurisée et fiable d’échange de documents relatifs à des cas. Les règles de pratique de la CIVAC seront mises à jour pour inclure la possibilité de communiquer avec les parties par la voie électronique.
La CLI utilise le courrier électronique dans tous ses bureaux pour des demandes de renseignements concernant des cas spécifiques et examine la possibilité d’élargir l’utilisation du courrier électronique.
Un calendrier commun est utilisé dans les tribunaux de TJSO depuis près d’une année. Cet outil assure que les salles d’audience sont utilisées efficacement, car il permet au personnel chargé de l’établissement des rôles de voir la disponibilité des salles d’audience et des salles de médiation dans les 13 sites de TJSO.
Le bureau régional de London de TJSO s’agrandit et rajoutera des salles d’audience et de médiation. Les commissions et tribunaux faisant partie de TJSO pourront tous utiliser ces locaux, dont le dernier partenaire, la CIVAC. TJSO continue d’examiner des possibilités d’optimiser l’utilisation des salles d’audience. Un examen du taux d’utilisation des salles d’audience dans l’ensemble de la province et des coûts connexes est en cours. Les renseignements recueillis serviront à déterminer les aspects qui devraient être améliorés.
TJSO continue d’améliorer et de tenir à jour le contenu de son nouveau site Web, pour veiller à ce qu’il soit récent, rédigé simplement et accessible. À l’heure actuelle, le site Web est remanié pour inclure le contenu de la Commission d’indemnisation des victimes d’actes criminels. La mise à jour du site devrait être achevée en été 2016.
À l’automne 2016, TJSO convertira tous les documents en PDF statiques (c’est-à-dire les documents qui ne sont pas des formulaires) sur le site Web en format html, qui est la norme or pour l’accessibilité en ligne. TJSO rendra ses formulaires en format PDF entièrement accessibles d’ici à 2017.
TJSO sollicitera régulièrement les commentaires des utilisateurs et apportera les changements indiqués.
TJSO a également entrepris de remanier son site extranet afin de rendre son contenu plus convivial pour le personnel et les membres. TJSO mène un examen en profondeur du contenu du site, afin de supprimer le contenu obsolète et d’apporter les améliorations nécessaires. La plateforme du site sera mise à jour soit en modernisant la version actuelle soit en sélectionnant une nouvelle option.
Ce projet vise à convertir les dossiers sur papier dans tous les tribunaux de TJSO en dossiers électroniques. Les arbitres pourront ainsi recevoir des mémoires d'audience électroniques en vue des audiences et gérer les dossiers électroniques conformément au calendrier de conservation de dossiers. Les dossiers électroniques permettront d’économiser du temps et de réduire les coûts administratifs liés aux dossiers sur papier.
La CIVAC utilise déjà des dossiers électroniques et ce type de dossiers sera introduit dans les autres tribunaux de TJSO au fil du temps. La CRSEF commencera à créer des dossiers de médiation électroniques pour les appels reçus en 2016 et des mémoires d’audience électroniques seront introduits à l’automne 2016.
Dans les groupements communautaires, divers services communautaires sont mis à la disposition des utilisateurs sous un même toit. TJSO s’efforce d’élargir sa coopération avec des groupements communautaires en vue d’augmenter l’accès à des soutiens pour les utilisateurs de TJSO et l’accès aux audiences électroniques de TJSO. TJSO travaille avec la Rexdale Community Clinic en vue de pouvoir tenir un plus grand nombre d’audiences par vidéoconférence au groupement de cette clinique. L’objectif est d’étendre cette approche au TAS et peut-être même à la CLI. La CIVAC examine aussi la possibilité de tenir des vidéoconférences dans le but d’améliorer l’accès. TJSO encourage les fournisseurs de services communautaires qui sont basés au groupement communautaire de Rexdale à examiner la possibilité d’élaborer des stratégies de rechange à l’expulsion pour les litiges en matière de location immobilière.
Dans le cadre de ce projet, TJSO travaillera avec la collectivité pour cerner les besoins des membres de communautés autochtones lorsqu’ils interagissent avec nos tribunaux, et examiner les renseignements et les services que le regroupement fournit et les approches qu'il suit pour régler des différends juridiques. Ce projet aidera à adapter notre formation et nos politiques aux besoins des Autochtones.
Le TDPO a mis en place un projet pilote de médiation téléphonique vers la fin novembre 2015. Les résultats du projet seront examinés et évalués au cours de l’hiver et du printemps 2016 afin de déterminer les prochaines étapes du projet.
Le dépôt électronique est une initiative de la CLI qui permet aux clients de déposer en ligne, d’une manière simple et sécurisée, quatre des formulaires les plus fréquemment utilisés : L1, L2, T2 et T6. Les clients peuvent déposer des demandes n’importe quand et de n’importe où. Le dépôt électronique augmente le nombre de demandes correctement remplies grâce à un assistant aux formulaires qui guide les utilisateurs; l’assistant explique les champs et indique aux demandeurs les champs qui n’ont pas été remplis. Le processus de dépôt électronique des demandes à la CLI a été mis en œuvre en juillet 2015. Des corrections mineures seront apportées au système au cours des six prochains mois pour remédier à des problèmes mineurs. Les prochaines étapes de l’amélioration du système sont en cours d’élaboration et une décision à ce sujet sera prise au printemps 2016.
Le TAS, la CRSEF et la CIVAC exploreront des options de dépôt électronique dans un ou deux exercices financiers.
La CIVAC devrait introduire un nouveau système de gestion des causes en juillet 2016. Le nouveau système sera entièrement individualisé et similaire au système utilisé dans d’autres tribunaux qui font partie de TJSO. Le nouveau système produira des processus simplifiés en vue d’améliorer la gestion des causes, de soutenir le système de gestion des dossiers électroniques et d’assurer la capacité de présenter des rapports détaillés et rigoureux.
Le projet de système de gestion des causes prévoit également l’élaboration d’études de faisabilité en vue d’améliorer ou de remplacer les systèmes de gestion des causes au TDPO et à la CLI.
La CLI demande à ses partenaires communautaires de trouver des moyens de résoudre les différends entre locataires et locateurs avant que la CLI ne soit saisie, en vue d’éviter les expulsions et le coût des procédures d’expulsion. Le contrôle du processus restera entre les mains des organismes externes, mais la CLI est déterminée à faciliter le processus chaque fois que possible.
La CLI continue d’apporter des changements à son modèle d’établissement des rôles en vue d’améliorer la rapidité et de simplifier les procédures. Les audiences de gestion de la cause permettent aux parties de tenter de régler leur différend avec un agent d’audience de la CLI avant l’audience sur le fond. Si les parties ne parviennent pas à régler toutes les questions en litige, l’agent d’audience donne des directives pour simplifier le processus d’audience.
La CLI poursuit le projet pilote d’audience de gestion de la cause pour les requêtes des locataires dans les bureaux de Hamilton et de Toronto Sud, qui fait actuellement l'objet d’une évaluation. Les prochaines étapes sont en voie d’élaboration et une décision à ce sujet sera prise au printemps 2016. Par ailleurs, le projet pilote d’audiences de gestion de la cause pour les requêtes portant sur les coopératives de logement a été évalué et des recommandations d’amélioration ont été acceptées. Des changements seront mis en œuvre au cours des six prochains mois.
Afin de gérer l’augmentation des appels de révision de l'admissibilité médicale, le TAS a lancé un nouveau projet pilote de règlement anticipé des demandes de révision de l'admissibilité médicale. Ce projet élargit le Programme de règlement anticipé existant afin d’inclure les appels de révision de l'admissibilité médicale. Les participants à ce projet pilote sont le ministère des Services sociaux et communautaires, certaines cliniques juridiques communautaires et le TAS. L’objet du projet pilote est d’examiner l’appel et d’échanger ou partager des renseignements en vue d’atteindre un règlement. Le projet pilote pourrait permettre d’économiser de l’argent et du temps, et de servir un plus grand nombre de clients au niveau des cliniques juridiques communautaires. Le projet pilote est en place de novembre 2015 à juillet 2016.
Ce projet permettra aux cliniques juridiques participantes de servir davantage de clients. Les cliniques ne fourniront pas de service de représentation en personne aux audiences du TAS (sauf dans des cas rares où le client ne serait pas capable de participer sans représentation) et établiront à la place un modèle d’auto-assistance. La clinique mènera un entretien initial avec le client afin d’évaluer la cause et de fournir des conseils. S’il y a lieu, la clinique aidera le client à déposer sa demande d’examen interne et l’appel au TAS, et remettra une lettre aux praticiens médicaux que le client signera. Avant l’audience, la clinique organisera une réunion de préparation à l’audience avec le client et préparera les observations que le client utilisera et qui devront être remises à l’arbitre du TAS.
Il s’agit d’un partenariat entre TJSO et Éducation juridique communautaire Ontario (CLEO). Le projet vise à présenter des renseignements en ligne dans le cadre d’une série d’étapes guidées. Le projet se concentre initialement sur le logement, dans l’idée d’afficher des renseignements destinés aux locataires et aux locateurs dans la section du site Web de TJSO réservée à la CLI. Une première série de questions et réponses a été élaborée et le projet a été introduit à petite échelle sur le site Web de CLEO. Le projet prend de l’ampleur pour inclure l’affichage de renseignements sur l’aide sociale dans la section du site Web de TJSO réservée au TAS.
Le plan pluriannuel de TI de TJSO comprend des outils permettant de fournir des services plus efficaces et accessibles. Il prépare la voie à de futurs investissements en TI. TJSO travaille avec des partenaires internes et externes pour mettre en œuvre ce plan.
Pour l’avenir, TJSO continuera de regrouper ses actifs de TI, d’établir des exigences pour ses systèmes, de chercher des solutions pour instaurer un environnement sans papier, de partager des ressources de TI et de collaborer avec ses partenaires du secteur de la TI en vue d’améliorer les services. Le nouveau site Internet de TJSO intégré démontre son engagement à améliorer l’accès à la justice. TJSO collabore avec ses partenaires en TI au gouvernement et d’autres regroupements à la mise en place d’une vaste stratégie en matière de TI.
Les principales initiatives du plan de TI sont les suivantes : améliorer le processus de dépôt électronique des requêtes à la CLI; mettre en œuvre un nouveau système de gestion des causes à la CIVAC, créer des dossiers électroniques, améliorer le site Web intégré pour renforcer l’accessibilité et la participation des intervenants; améliorer le formulaire de requête en ligne du TDPO; examiner des options de règlement des différends en ligne; examiner la possibilité de coordonner des initiatives de TI avec des cliniques juridiques et des fournisseurs de services externes; regrouper les actifs de TI (p. ex., MFD / imprimantes, serveurs d’impression transférés à des centres de données du gouvernement); collaborer avec les fournisseurs de services de TI du gouvernement en vue d’augmenter les services et de réduire les dépenses en TI; analyser les conséquences possibles du partage de locaux de TJSO sur les actifs et les projets de TI du regroupement.
L’excellence dans les services est une priorité pour TJSO. Conformément à la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, chaque tribunal décisionnel ou regroupement de tribunaux décisionnels doit élaborer une politique relative aux normes de service et la rendre publique.
TJSO est déterminé à satisfaire à ses normes de service et à les évaluer régulièrement pour savoir comment les améliorer. Un plan d’action est en place pour aider le regroupement à se conformer à ses normes de service, notamment en augmentant le nombre d’audiences, en mettant en œuvre des processus de règlement des différends anticipé, en augmentant les ressources si cela est approprié et en simplifiant les activités.
Au cours de l’année prochaine, la CIVAC établira et introduira des normes de service qui sont semblables aux normes de service de TJSO.
Une partie à un dossier enregistré devant l’un des tribunaux décisionnels de TJSO peut s’attendre à ce que les normes suivantes soient remplies 80 % du temps.
Les résultats indiqués ci-dessous correspondent au deuxième trimestre de l’exercice financier 2015-2016 (1er juillet 2015 – 30 septembre 2015). Des moyennes ne sont indiquées que si les normes de service n’ont pas été atteintes.
| Tribunal | Mesure du rendement (les normes seront respectées dans 80 % du temps) | Résultats atteints |
|---|---|---|
| Commission de révision des services à l’enfance et à la famille | Les conférences préparatoires à l’audience en vertu de l’article 68 seront mises au rôle dans les 40 jours civils après que la requête est réputée admissible. (Nota : la moyenne était de 40 jours) | 76% |
| Les audiences en vertu de l’article 68 seront mises au rôle dans les 60 jours civils après que la requête est réputée admissible. (Nota : la moyenne était de 80 jours) | 25% | |
| Les décisions ou ordonnances en vertu de l’article 68 seront rendues dans les 30 jours civils de la fin de l’audience. (Nota : aucune décision n’a été rendue au 2e trimestre) | s.o. | |
| Les audiences en vertu de l’article 124 seront mises au rôle dans les quatre jours civils après la réception de la requête. | 100% | |
| Les audiences en vertu de l’article 36 seront mises au rôle dans les 20 jours civils après la réception de la requête. | 100% | |
| Les audiences en vertu de l’article 61 et de l’article 144 seront mises au rôle dans les 20 jours civils après que la requête est réputée admissible. | 100% | |
| Les décisions ou ordonnances sur toutes les autres requêtes en vertu de la LSEF seront rendues dans les 10 jours civils de la fin de l’audience. (Nota : la moyenne était de 22 jours) | 100% | |
| Les appels d’audiences d’expulsion du conseil scolaire (Loi sur l’éducation, article 311.7) seront mis au rôle des audiences dans les 30 jours ouvrables de la réception de l’avis d’appel. | 100% | |
| Les ordonnances (Loi sur l’éducation, article 311.7) seront rendues dans les 10 jours civils de la fin de l’audience. (Nota : aucune ordonnance n’a été rendue au 2e trimestre) | s.o. | |
| Les décisions (Loi sur l’éducation, article 311.7) seront rendues dans les 10 jours civils de la fin de l’audience. (Nota : une décision a été rendue au 2e trimestre dans un délai de 20 jours) | 0% | |
| Commission de révision des placements sous garde | Les examens commenceront par un appel téléphonique dans les 24 heures qui suivent la réception de la requête. | 100% |
| Si la Commission a l’intention de tenir une audience, elle avisera le jeune dans un délai de 10 jours civils suivant la réception de la requête. (Nota : aucune audience n’a eu lieu au 2e trimestre) | s.o. | |
| Des recommandations seront émises dans un délai de 30 jours civils suivant la réception de la requête. | 100% | |
| Tribunal des droits de la personne de l’Ontario | La date de première médiation offerte aux parties sera mise au rôle pour avoir lieu dans un délai de 150 jours à compter de la date à laquelle les parties conviennent d’une médiation. | 98% |
| La date de première audience offerte aux parties sera mise au rôle pour avoir lieu dans les 180 jours suivant la date où la requête est prête pour l'audience. (Nota : la moyenne était de 173 jours) | 44% | |
| Des décisions pour les audiences qui durent trois jours ou moins seront rendues dans un délai de 90 jours civils. (Nota : la moyenne était de 89 jours) | 72% | |
| Des décisions pour les audiences qui durent plus de trois jours seront rendues dans un délai de 180 jours civils. (Nota : la moyenne était de 308 jours) | 20% | |
| Commission de la location immobilière | Les audiences sur des requêtes à la CLI seront mises au rôle dans un délai de 25 jours civils. (Nota : la moyenne était de 22 jours) | 75% |
| Les décisions (ordonnances) pour toutes les requêtes à la CLI seront rendues dans un délai de cinq jours ouvrables suivant la fin de l’audience. | 83% | |
| Tribunaux de l’enfance en difficulté de l’Ontario (français et anglais) | Toutes les demandes seront mises au rôle en vue d’une médiation ou d’une audience dans un délai de 120 jours civils. | s.o. |
| Des décisions seront rendues dans un délai de 90 jours civils. | s.o. | |
| Tribunal de l’aide sociale | Des appels seront mis au rôle avec un avis d’audience expédié pas plus tard que 30 jours civils après la réception de l’appel qui fixe une date d’audience 180 jours civils après l’avis d’audience. (Nota : le délai moyen jusqu’à l’avis d’audience était de 35 jours, le délai moyen jusqu’à l'audience était de 239 jours) | * 6% |
| Des décisions seront rendues dans un délai de 30 jours civils suivant la fin de l’audience. (Nota : la moyenne était de 34 jours) | 56% |
* Le TAS continue à avoir de la difficulté à respecter ses normes de service en raison de plusieurs facteurs, dont l’accumulation des dossiers des exercices précédents et le manque d’arbitres. Le recrutement de nouveaux arbitres à la fin septembre a permis d’augmenter le nombre d’audiences au 4e trimestre de 2015-2016. La conformité aux normes de service devrait commencer à s’améliorer au premier trimestre de 2016-2017.
TJSO continue de travailler avec l’Unité des activités stratégiques des ressources humaines à l’élaboration de structures organisationnelles efficaces et à l’établissement de stratégies de perfectionnement du personnel et des membres.
TJSO est dirigé par un président exécutif et a un effectif d’ETP de 458,15 : 365,15 membres du personnel, 93 arbitres à temps plein et 102 arbitres à temps partiel.
| Catégorie | Nombre total d’ETP |
|---|---|
| Membres nommés par décret en conseil | 93 |
| Cadres du GCS/SRC | 35 |
| SRC (catégorie autre que celle de la gestion) | 1 |
| Non syndiqués (catégorie autre que celle de la gestion) | 2 |
| Association des avocats de la Couronne | 10.6 |
| AEEGAPCO | 64 |
| SEFPO | 252.55 |
| Total | 458.15 |
TJSO n’a pas d’initiatives qui exigent la conclusion de contrats financiers avec des tiers pour fournir ses services de base.
La stratégie de communication pour TJSO comprend plusieurs tactiques qui appuient les orientations stratégiques de TJSO :
Communications externes
Communications internes
Objectifs :
TJSO s’est engagé à instaurer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de l’Ontario et incorpore des politiques, des processus et des services sans obstacle au sein de l’organisme. Afin de soutenir cet engagement, TJSO a mis au point un plan d’amélioration de la diversité sur trois ans qui couvre la période allant du 1er avril 2013 au 31 mars 2016. Le plan prévoit des engagements qui s’articulent autour de quatre aspects clés : personnes, processus, services et résultats. Le plan d’amélioration de la diversité et de l’inclusion décrit diverses activités, par exemple : incorporer des engagements en matière d’inclusion dans les plans de performance; offrir des possibilités d’apprentissage au personnel dans les domaines de la diversité et de l’inclusion; chercher des moyens d’élargir le bassin de candidatures pendant les recrutements; mener des sondages auprès des membres et des sondages sur la participation des employés afin de mesurer les résultats et de cerner les lacunes.
En 2015-2016, TJSO a mené un sondage auprès des membres qui portait sur la diversité. Le taux de réponse a été de 90 %. Ce taux élevé de réponse a permis à TJSO d’établir des repères pour mesurer ses progrès futurs sur le plan de la diversité au sein de l’organisme.
Après les résultats du Sondage sur la participation des employés de la fonction publique de l'Ontario de 2014-2015, des réunions ont été organisées avec tout le personnel et un plan d’action a été élaboré afin de cerner les lacunes dans la participation. Un certain nombre d’initiatives sont en cours, dont un projet pilote d’observation au poste de travail et l’établissement d’un programme pour la reconnaissance des employés.
Le personnel et les membres de tous les tribunaux qui font partie de TJSO continuent d'encourager la diversité dans leurs bureaux, en participant de différentes façons à des événements de reconnaissance des employés ou de levée de fonds. Par exemple, en 2015-2016, des membres du personnel et des membres ont participé à la journée Orange Shirt Day, commémorant des anciens élèves des écoles résidentielles, à Peace of Minds Walk pour la santé mentale et à la CN Tower Climb de Centraide.
TJSO a également embauché un étudiant du programme LAWS (Law in Action within Schools), programme visant à soutenir, guider et motiver des élèves du secondaire qui ont des problèmes d'assiduité aux études et d'accès à l’éducation postsecondaire.
Une formation sur les droits de la personne et la santé mentale a été dispensée dans tous les tribunaux de TJSO et, en réponse à des demandes du personnel, ces sujets demeureront à l’ordre du jour.
L’élaboration d’autres engagements en matière de diversité et d’inclusion est en cours. Les nouvelles initiatives seront groupées aux initiatives d’amélioration de l’accessibilité de TJSO en vue de créer un plan global d’amélioration de l’inclusion pour la période triennale commençant le 1er avril 2016.
La politique de TJSO en matière d’accessibilité et d’aménagements décrit son engagement à promouvoir la dignité et le respect pour tous, d’une manière qui favorise l’indépendance. La politique est accompagnée d’un plan d’accessibilité et d’aménagement de trois ans, axé sur la prévention et l’élimination des obstacles à l’accessibilité, en vue d’instaurer un environnement inclusif facilitant un accès équitable aux services de TJSO.
Exemples d’initiatives entreprises l’année passée pour améliorer l’accessibilité des tribunaux du regroupement TJSO :
Également en 2015-2016, TJSO a continué à intégrer l’accessibilité dans les plans de rénovation pour le projet de colocation à Toronto.
Le groupe de travail des coordonnateurs de l’information sur les mesures d’adaptation continue de servir de forum pour assurer le partage de pratiques exemplaires et la réponse efficace de TJSO à des demandes d’adaptation. Récemment, le groupe de travail a passé en revue les demandes d’adaptation reçues l’année passée afin de déterminer s’il y a des obstacles à l’adaptation.
Le groupe de travail élabore un nouveau plan d’inclusion pluriannuel qui incorporera des initiatives d’amélioration de l’accessibilité, de la diversité et de l’inclusion dans un seul document. Le plan couvrira une période de trois ans, à compter du 1er avril 2016, et sera affiché sur le site Web public de TJSO et sur le site du personnel de TJSO. Le plan sera lié à d’autres initiatives et engagements de TJSO, comme le plan opérationnel, le code de conduite et la mission et les valeurs fondamentales de TJSO.
| Budget de fonctionnement de TJSO | Allocation budgétaire 2015-2016 | Prévisions 2015-2016 (T2) | Écart ** |
|---|---|---|---|
| Traitements et salaires (TetS) | 33 602 400 | 33 774 900 | (172 500) |
| Avantages sociaux | 4 030 500 | 4 449 100 | (418 600) |
| ACDF | |||
| Transport et communications (TetC) | 2 532 700 | 2 430 100 | 102 600 |
| Services | 9 123 000 | 10 517 800 | (1 394 800) |
| Fournitures et matériel (FetM) | 1 012 600 | 563 500 | 449 100 |
| Total partiel | 50 301 200 * | 51 735 400 | (1 434 200) |
| Financement pour un an (révisions médicales) | 1 100 000 | 1 100 000 | |
| Total du budget de fonctionnement | 51 401 200 | 51 735 400 | (334 200) |
| Paiements de transfert | 25 916 700 | 25 916 700 | - |
| Revenu | 12 000 000 |
Notes :
* Inclut de restrictions de 2,2 millions de dollars ou 4,46 %
** Pressions sur le plan des traitements et salaires et des avantages sociaux en raison des nouvelles fourchettes de salaire pour les employés de l’Association des avocats de la Couronne et restrictions du ministère. Économies dans le domaine TetC en raison de la réduction des coûts de déplacement et de télécommunications; pressions dans les services en raison du manque de financement; économies en FetM pour compenser partiellement les pressions sur le compte services.
| Comptes standards | Allocation budgétaire 2015-2016 | Allocation budgétaire 2016-2017 | Allocation budgétaire 2017-2018 |
|---|---|---|---|
| Traitements et salaires (TetS) | 33 602 400 | 33 602 400 | 33 602 400 |
| Avantages sociaux | 4 030 500 | 4 030 500 | 4 030 500 |
| Transport et communications (TetC) | 2 532 700 | 2 532 700 | 2 532 700 |
| Services | 9 123 000 | 9 139 800 | 9 139 800 |
| Fournitures et matériel (FetM) | 1 012 600 | 1 012 600 | 1 012 600 |
| Total du budget de fonctionnement | 50 301 200 * | 50 318 000 * | 50 318 000 * |
| Paiements de transfert (CIVAC) | 25 916 700 | 25 916 700 | 25 916 700 |
Note :
* des restrictions de 4,4 % ou 2,2 millions de $ ont été appliquées à l’allocation du budget de fonctionnement de TJSO pour l’exercice 2015-2016 et les exercices futurs. Les restrictions n’ont pas été appliquées aux paiements de transfert.
| Indemnités forfaitaires | Solde fin d’exercice 2014-2015 | Solde fin d’exercice 2015-2016 (prévisions) |
|---|---|---|
| Charge à payer – dossiers d’exercices précédents | (1 122 730 $) | (3 803 286 $) |
| Charge à payer – nouveaux dossiers | 15 977 622 $ | 16 617 996 $ |
| Charge à payer – tous les dossiers | 14 854 892 $ | 12 814 710 $ |
| Indemnités périodiques | Solde fin d’exercice 2014-2015 | Solde fin d’exercice 2015-2016 (prévisions) |
| Charge à payer – paiements périodiques sur 20 ans | 19 966 677 $ | 19 294 048 $ |
Le solde de la charge à payer pour les paiements périodiques au 31 mars 2016 est estimé à 19 294 048 $, qui est calculé comme la charge à payer accumulée sur 20 ans pour les paiements périodiques pendant la période du 1er avril 2016 au 31 mars 2036.
TJSO entend fonctionner dans les limites de son budget en gérant sa charge de travail et en accordant la priorité aux projets de TI, aux changements de politiques et à d’autres initiatives. Exemples de risques : coûts de la TI fluctuants et charge de travail accrue.
La CLI perçoit environ 12 millions de dollars par exercice, principalement grâce aux frais de dépôt des requêtes. Une petite partie du revenu est généré par la vente de photocopies, de copies d’enregistrements d’audience, etc. Les autres tribunaux de TJSO n’exigent pas de frais de dépôt. Les revenus que perçoit TJSO sont transférés au Trésor.
La CIVAC reçoit des paiements de transfert pour couvrir les indemnités aux victimes qui sont versées pour les nouveaux cas reçus et tranchés pendant l’exercice en cours, ainsi que pour les indemnités octroyées dans le cadre de nouveaux cas reçus en cours d’exercice, mais qui ne sont pas versées entièrement pendant l'exercice. Les fonds pour ces indemnités sont déposés dans un compte Charge à payer. Les paiements de transfert couvrent aussi des paiements périodiques et des frais médicaux payés directement aux fournisseurs de services au cours de l’exercice.
La CIVAC doit maintenir un solde suffisant dans son compte Charge à payer au début de chaque exercice financier afin de pouvoir payer les indemnités de l’exercice et les indemnités futures. Des comptes distincts Charge à payer sont maintenus pour les obligations futures de la CIVAC à l’égard des indemnités forfaitaires et des paiements périodiques.